ポイントギフトをメールで送付する際の管理方法やリスク管理

キャンペーンなどで、参加者にポイントギフトをメールで送付することがありますが、参加者が多いとそれだけ手間もかかります。そのため、参加人数に合せた送付方法を選ぶことが大切です。また、個人情報を扱うため、セキュリティ対策も万全にしておかなければなりません。
本記事では、ポイントギフトをメールで送付する際の管理方法やリスク管理について解説していきます。

この記事のポイント

• ポイント1　メールの文面の一部を相手ごとに置き換えて一括送信する機能を使ってポイントギフトを顧客に送付できる

• ポイント2　誤送信や情報漏洩の防止策を徹底しなければならない　
• ポイント3　送付先が多ければ外部サービスの利用がおすすめ

ポイントギフトをメールで送付する方法とは

次のような方法を用いれば、複数の相手に対してポイントギフトをメールで一括送信できます。ただし、いずれも実際に行う際には各自の責任において行ってください。

Wordの差し込み送付

Wordには、差し込み送付機能といって、あらかじめエクセルなどで作成したデータを元にして複数人にメールを送信できる機能があります。「差し込み文書」のタブにある「差し込み印刷の開始」の項目から「電子メールメッセージ」を選択すると設定できます。
メールの文面のうち、特定の箇所のみ送信先ごとに変えられるため、ギフトコードを送付する際に使用可能です。
また、メールの送信自体はGmailやOutlookなどを使用します。

Gmailの差し込み機能を使用

Google Workspaceを利用している場合、一部のエディションではGmailの差し込み機能を使用できます。差し込み機能とは、差し込みタグを使用した箇所を送信者別に置き換えできる機能です。
差し込み機能を使用するときにはマルチ送信モードを有効にしておきましょう。そうすると、宛先に最大1,500件のメールアドレスを登録できるようになります。
使用できる差し込みタグは次の4つのみです。
​​​​​​​
名: @firstname
姓: @lastname
フルネーム: @fullname
メールアドレス: @email

そのため、このうちのどれか1つ今回使わないものをギフトコードとして流用することになります。例えば、 「@firstname」にギフトコードを設定するという具合です。メールの文面の中でギフトコードを入れたい部分に「@firstname」を入れます。
流用していない差し込みタグは、本来の用途で使って問題ありません。

Gmail+スクリプト

GAS（Google Apps Script）を使用すると、メールの文面のうち特定の箇所について送信先ごとに設定できます。
ポイントギフトを送信する場合なら、ギフトコードの部分を送信先ごとに設定するという使い方ができます。

下準備が必要

ポイントギフトをメールで送付する前に次のような下準備が必要です。

登録メールの確認

キャンペーンの参加者が登録したメールアドレスと送付先のメールアドレスが一致しているかどうか確認する必要があります。

対象を小分けにする

Gmailの場合には、1日に500通までしかメールを送信できません。Googleグループを作成してグループのメールアドレスに送信すれば、500通を超えるメールも送信できますが、対象の顧客全員をメンバーに追加する必要があります。顧客がGmail以外のメールアドレスを使用している場合には、Googleアカウントとの関連付けも必要です。そのため、Googleグループを作成する方法は難しいでしょう。
他のメールサービスにおいても、1日や1回で送信できるメールの回数に制限が設けられていることが多いです。
また、一度に大量にメールを送信すると、送信先のメールサービスから迷惑メールと判断されてしまう可能性もあります。
そのため、一度に送付するのは100件くらいまでにとどめておくのが望ましく、対象を小分けにしておく必要があります。
ポイントギフトの送付先があまり多くない場合には、そのような問題は生じないため、一度に送信しても問題ありません。

管理方法と注意事項

ポイントギフトの送付先の管理は、エクセルを使用するのが簡単で費用もかかりません。例えば、1行目に氏名、メールアドレス、電話番号などの項目を設けて、2行目以降に具体的な顧客データを入力するという具合です。
Wordの差し込み送付機能を使うときなどには、そのまま利用できます。
ただし、情報漏洩防止のため、ルール作りやセキュリティ対策などが必要です。例えば、専用のパソコンでのみ使用することなどが挙げられます。

セキュリティ面に優れたWeb応募サイト制作サービス「Dohbo」

ポイントギフトをメールで送付するのは、それなりに手間がかかりますし、セキュリティリスクも伴います。なるべく簡単に、且つ安全に送るには、一括送付が可能なサービスの活用を検討してはいかがでしょうか。例えば、Web応募サイト制作サービスのDohbo（ドーボ）もそのひとつです。
Dohboなら強固なセキュリティのWeb応募サイトを制作できます。
Dohboはジープランと提携し、商品購入やサービスの申し込みをしたユーザーに対して、Ｇポイントギフトを付与できるようになりました。ユーザーが申込時に自ら入力したメールアドレス宛に送付されるため、誤送信のリスクは低く、送付先を小分けにするなどの作業もしなくて済みます。

送付先の件数に合った方法を選ぶことが重要

今回はポイントギフトをメールで送信する方法を紹介しました。セキュリティを保ちつつ、手間がかからずに済む方法を選ぶことが大切です。ただ、送付先の件数によって最適な方法は異なります。規模の大きなキャンペーンなどで送付先が多いなら、自社内で行うよりも、外部サービスを利用する方がおすすめです。
Dohboなら、商品やサービスの申し込みに使用するWeb応募サイトを制作できて、申し込みユーザーに対してＧポイントギフトを送付できます。1円単位で発行できるので自由度が高く、交換先もおよそ100種類と幅広いため、ユーザーのメリット感も強まるでしょう。
ポイントギフトを顧客に送付するなら、ぜひDohboのサービスを利用してみてください。

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